1С:Документооборот ПРОФ или КОРП — что купить?

Когда компания растет, вместе с ней растет и количество документов: договоры, приказы, отчеты, соглашения. То, что раньше помещалось в одной папке на столе, теперь превращается в тысячи файлов на сервере и десятки почтовых ящиков. На определенном этапе ручное управление документами перестает справляться с нагрузкой, и бизнес сталкивается с типичными проблемами.

С развитием бизнеса в компании возникает много "Если":

• Если большое количество документов, а их обработка слишком трудозатрата для сотрудников (входящие, исходящие, внутренние документы);
• Если неизвестно, на какой стадии согласования находится договор, кто сейчас обрабатывает приказ на отпуск, какая версия доп соглашения последняя;
• Если не настроены бизнес-процессы обработки документации;
• Если ответственному сотруднику необходимо много времени на поиск и подбор нужного документа, а оригиналы документов все время теряются;
• Если по поставленным задачам срывается срок выполнения и отсутствует возможность контроля за исполнением;
• Если необходимо организовать хранение файлов на сервере для общего доступа к ним;

Тогда навести порядок в документации, автоматизировать хранение и доступ к документам помогают специальные программы. Вернуть сотрудникам время на реальные задачи помогает "1С:Документооборот".

Существует несколько версий системы 1С:Документооборот ПРОФ и КОРП.

Версии электронного документооборота кажутся похожими на первый взгляд, если рассматривать простые процессы. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, их линейные согласования действительно характерны для небольших компаний.

Для более крупных компаний упрощенный алгоритм работы с документацией, перестает быть достаточным. В то же время расширенный функционал версии КОРП не всегда необходим: при малом объеме делопроизводства широкий функционал остается невостребованным и превращается в лишние затраты при покупке программы.

Одним компаниям нужен порядок в документации без лишней функциональности, другим — комплексный подход в организации регистрации и хранении документов. Сравнение версий помогает понять, как достичь баланса между затратами и эффективностью алгоритмов системы.

Разберемся в отличиях версий ПРОФ и КОРП, проведя сравнительную характеристику.

Блок	1С:Документооборот ПРОФ	1С:Документооборот КОРП
Численность предприятий	Для малого и среднего бизнеса, с численностью до 50–70 сотрудников.	1С:Документооборот 8 КОРП рассчитана на средние и крупные компании, с численностью более 100 сотрудников.
Документы и файлы	Версия поддерживает регистрацию документов, ведение журналов и хранение в единой базе. Согласование возможно настроить только по линейным маршрутам.	Документы имеют жизненный цикл со сменой стадий ("проект", "согласование", "утвержден" и др.), многосторонние договоры, штрихкодирование и регистрационный штамп, что позволяет отслеживать движение документов и ускорять их обработку.
Процессы и задачи	Можно организовать только линейные маршруты согласования: документ переходит по заданному пути от сотрудника к сотруднику. Контроль ограничен — если исполнитель не выдержал сроки, процесс останавливается. Автоматизации для периодических действий нет, каждый запуск осуществляется вручную.	Позволяет настроить условные маршруты: путь документа зависит от настроенных параметров (сумма, категория и другие). При нарушении сроков срабатывают эскалации — задача автоматически переходит на уровень выше. Автоматизация для периодических сценариев. Можно настроить запуск по расписанию, без участия исполнителя.
Электронная подпись	Позволяет подписывать ряд документов ЭЦП. Массовые операции не поддерживаются, история подписей не хранится.	Позволяет массово подписывать документы ЭЦП, хранятся истории подписей и печать регистрационного штампа.
Проектное управление	Отсутствует.	Диаграммы Ганта, контрольные точки, учет трудозатрат, интеграция с MS Project.
Совместная работа сотрудников	Постановка задач и базовые уведомления. Корпоративных коммуникаций нет. Версия подходит для небольших компаний, в которых взаимодействие осуществляется напрямую.	Возможна организация корпоративного форума, регистрация мероприятий в календаре, бронирование переговорных и ресурсов. В системе настраивается почтовый сервер, что упрощает коммуникацию между ответственными лицами.

Функции, которые доступны только в "1С:Документооборот 8 КОРП"

Программа 1С:Документооборот КОРП включает в себя функционал версии ПРОФ и дополнительно новый функционал, который доступен только в версии КОРП. Дополнительный функционал можно соотнести к четырем основным блокам: работа с документацией, настройка бизнес-процессов, управление проектами и корпоративные коммуникации.

Работа с документацией

• Штрихкодирование. На крупном предприятии с большим количеством документов поиск нужного документа занимает много времени. Штрихкод настраивает связь бумажного экземпляра с электронной версией: сотрудник сканирует код и мгновенно переходит к карточке объекта. Это сокращает время поиска и исключает ошибки.
• Потоковое сканирование. В секретариате ежедневно проходит регистрация большого потока документации. Потоковое сканирование позволяет регистрировать их массово: система самостоятельно распознает реквизиты, формирует карточки и запускает согласование по маршруту бизнес процесса. Обработка документов мгновенно ускоряется.
• Многосторонние договоры. В холдинговых компаниях и организациях с обособленными подразделениями согласование договоров необходимо обеспечить с несколькими подразделениями структуры. Версия КОРП имеет возможность организовать такие процессы в одной карточке: статус каждого участника нагляден для пользователей, работа идет параллельно, а не последовательно.

Настройка бизнес-процессов

• Эскалация. Если по задаче нарушены сроки исполнения, система автоматически перемещает ее на уровень выше. Это исключает потерю документов в общей массе документации и организует контроль исполнения без участия ответственного сотрудника.
• Периодические процессы. В системе можно настроить старт регистрации регулярно выполняемых операций по расписанию. Периодически выполняемые операции — отчеты, сверки, проверки — запускаются системой самостоятельно. Руководство компании получает гарантированный контроль, а время сотрудников освобождается от регистрации одних и тех же процессов и может быть направлено на выполнении других важных задач.
• Условная маршрутизация. Маршрут согласования настраивается в зависимости от установленных условий: типа документа, суммы, категории. При этом простые процессы реализуются коротким путем, более сложные — идут по настроенному пути и срабатывают только при выполнении определенных ранее условий. Это экономит время и трудозатраты сотрудников.

Корпоративные коммуникации

• Корпоративный форум. Теперь не выходя из системы, есть возможность регистрировать чаты сотрудников в структурированном формате: ветки по различным тематикам, сохраненная история, возможность создавать задачи ответственным сотрудникам прямо из обсуждений. Обсуждения сотрудников проходят в удобном формате и избавляет от хаоса в переписках.
• Расширенный календарь мероприятий. Собрания и встречи планируются в общем календаре. Система учитывает занятость участников, встречи не накладываются одна на другую. Есть возможность рассылать приглашения и напоминания на основании запланированного мероприятия. Организация мероприятий упрощается, становится прозрачной.
• Бронирование ресурсов. Переговорные комнаты, техника и транспорт бронируются прямо в системе. Видно, кто и когда занял ресурс. Конфликты и накладки исключаются еще на этапе планирования.

Управление проектами

• Диаграммы Ганта. Отчет становиться нагляднее для руководителя, если он представлен в виде диаграммы. План проекта визуализируется на временной шкале: задачи, сроки выполнения отображаются в единой картине. Руководитель сразу видит несоответствия и может быстро предпринять управленческие решения.
• Контрольные точки. Основной инструмент для контроля за проектом – контрольные точки: они фиксируют ключевые этапы, позволяют регулярно оценивать, насколько успешно выполняется этап согласно намеченному плану, и вовремя замечать риски срыва сроков. С их помощью руководитель видит статус, может оперативно реагировать на задержки и формировать аналитику.

Стоимость версий ПРОФ и КОРП достаточно сильно различается, поэтому при выборе стоит разобраться, какая из них действительно закроет бизнес-процессы вашей компании.

Специалисты 1С:Апрель Софт обладают достаточным опытом, чтобы помочь вам сделать правильный выбор и успешно внедрить нужную версию системы. На проектах мы всегда учитываем специфику предприятия и глубоко погружаемся в бизнес-процессы. Все работы выполняет штатная команда сертифицированных специалистов, состав которой фиксируется в договоре. Так вы получаете не просто подрядчика, а надежного партнера с подтвержденной экспертизой и гарантией результата.